Politique de gestion des données personnelles

Particulièrement attachée aux principes de protection des données personnelles, FORMASUP s’engage vis-à-vis des utilisateurs, personnes physiques (ci-après « l’Utilisateur ») de sa plateforme https://www.ofa-link.fr/login (ci-après le « Site ») à traiter leurs données à caractère personnel dans le respect des lois et règlementations applicables, et notamment la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données(ci-après, la « Réglementation applicable en matière de protection des données personnelles »).

Pour la pleine compréhension des stipulations suivantes, les termes « Données Personnelles », « Responsable de traitement », « Transfert », « Registre des traitements », « Traitement » et « Délégué à la protection des données », « Base légale », « Finalité » auront le sens défini dans la Règlementation applicable en matière de protection des données personnelles.

La présente politique de protection des données personnelles a pour objectif de vous informer sur la façon dont le CFA FormaSup ARL collecte, traite et stocke vos données personnelles et de vous permettre d’exercer vos droits sur celles-ci.

Afin d’avoir une vision claire sur l’ensemble des traitements de vos données personnelles effectués par le CFA FormaSup ARL, nous vous invitons à prendre quelques minutes pour lire ce document dans son intégralité.

Le CFA FormaSup ARL s’engage à respecter et à appliquer la réglementation en vigueur en France (Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée) et dans l’Union Européenne (Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit « RGPD ») en matière de protection des données à caractère personnel.

La politique peut être modifiée ou mise à jour, unilatéralement, à tout moment. FORMASUP pourra être amenée à la modifier notamment afin de s’adapter à l’environnement technologique ou règlementaire. Vous devrez en conséquence consulter régulièrement le Site pour rester informé de tout changement ou mise à jour de la politique de protection des données personnelles.

Le CFA FormaSup ARL a désigné un Délégué à la protection des données qui peut être contacté :

-          Par mail : protectiondesdonnees@formasup-arl.fr

-          Par courrier postal : BP 8048 - 66 Av. Jean Mermoz - 69351 Lyon Cedex 08

Champ d’application :

Pour que vous puissiez saisir pleinement les informations qui vous seront communiquées, le CFA FormaSup ARL synthétise pour vous les notions essentielles à comprendre.

Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Une donnée à caractère personnel, au sens de l’article 4.1 du RGPD, est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable par le regroupement de plusieurs informations (éléments d’identité, éléments de localisation, opinions religieuses, historique de navigation, …).

Vous êtes identifié lorsque vous fournissez des informations comme votre nom de famille et votre prénom. En l’absence de ces informations, vous pouvez notamment être identifié lorsque vous fournissez :

- Un identifiant (ex : pseudo, adresse IP)

- Vos coordonnées (ex : adresse email, numéro de téléphone)

- Un numéro d’identification (ex : n° du formulaire de contact)

 

Qu’est-ce qu’un traitement ?

Un traitement de données à caractère personnel est, au sens de l’article 4.2 du RGPD, toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que :

- La collecte

- Le stockage

- L’enregistrement

- La transmission

-…

Retenez que toute action relative à vos données personnelles constitue un traitement desdites données.

Le responsable de traitement est, au sens de l’article 4.7 du RGPD, la personne qui détermine, seul ou conjointement, les finalités de chaque traitement et les moyens du traitement.

Comment recueillons-nous votre consentement ?

Dans le cadre de la mise en place d’un contrat d’alternance, vous convenez et acceptez que nous puissions recueillir, traiter, stocker et/ou utiliser les données personnelles transmises, en conformité avec les règles exposées ci-après.

En nous donnant votre consentement, lors de votre première connexion à la plateforme OFALINK, vous conservez vos droits d’accès et de communication, de rectification, de portabilité, ainsi que le droit d’effacement ou « droit à l’oubli » de vos données personnelles. Ces droits vous sont expliqués dans la partie « Comment pouvez-vous exercer vos droits ? ».

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?

Dans le cadre de ses relations avec différentes catégories de personnes le CFA FormaSup ARL collecte plusieurs types d’informations. Le traitement de vos données personnelles par le CFA FormaSup ARL est justifié :

ü  Dans un cadre contractuel pour exécuter la convention de partenariat conclue avec l’établissement de formation, notamment pour :

o   L’accompagnement administratif, juridique et financier du contrat d’alternance

o   Le suivi de l’alternant via le livret numérique d’apprentissage Lé@/Studé@

o   L’accompagnement et le suivi de l’alternant (handicap, permis B, fond social, mobilité, 1er équipement, médiation, etc.)

o   La formation aux outils numériques du CFA

o   La gestion des demandes adressées au délégué à la protection des données

Le traitement de vos données personnelles peut également être imposé par des dispositions légales ou réglementaires, telles que :

ü  L’obligation de transmettre tout document afférent aux prestations dont vous avez bénéficié dans le cadre du contrôle des financements mobilisés et enquêtes statistiques réglementaires (Enquête SIFA, BPF…)

 

 

Actions d’enquête

Le CFA FormaSup ARL peut vous contacter pour vous proposer de répondre à des enquêtes. Ces enquêtes sont menées sur la base de votre consentement (ex. : enquête de satisfaction) ou pour répondre à une obligation légale (ex.: enquêtes imposées par l’un des financeurs publics ou européens d’une formation) ou pour l’exécution d’une mission d’intérêt public. 

Avant toute enquête, le CFA FormaSup ARL vous informent :

ü  De l’objectif poursuivi par l’enquête,

ü  Du fondement justifiant l’enquête (cette enquête est-elle réalisée sur la base de votre consentement ou pour répondre à une obligation légale),

ü  Du mode de traitement des résultats de l’enquête (anonymisés ou non),

ü  Des destinataires auxquels les résultats de l’enquête pourront être communiqués,

ü  De vos droits et de la manière dont vous pouvez les exercer,

ü  Du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à certaines questions.

Dans tous les cas, vous pouvez à tout moment et sans frais vous opposer à ces actions selon les modalités définies au chapitre « Comment pouvez-vous exercer vos droits ? ».

Quelles catégories de données sont collectées ?

Données relatives à l’identité des alternants :

ü  Civilité - nom – prénom

ü  Adresse postale et courriel

ü  Date et lieu de naissance

ü  Nationalité et régime social

ü  Numéro de téléphone

ü  Numéro de sécurité sociale (NIR)[1]

ü  Code INE[2]

Données relatives à la gestion du contrat d’alternance :

ü  Reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)

ü  Sportif de haut niveau

ü  Création ou reprise d’entreprise

ü  Situation avant le contrat (académique et statutaire)

ü  Dates de contrat

Données relatives au parcours de formation de l’alternant :

ü  Numéro UAI de l’établissement de formation - Adresse du siège social

ü  Coordonnées des référents de l’établissement de formation (nom – prénom – courriel – numéro de téléphone – fonctions et rôles)

Données relatives à l’identité des maitres d’apprentissage ou tuteur pédagogique :

ü  Nom - Prénom – Date de naissance – Numéro de téléphone - Courriel - Fonction du Maitre d’apprentissage ou Tuteur Professionnel

ü  Poste occupé

ü  Diplôme le plus élevé préparé et intitulé du diplôme

ü  Numéro de sécurité sociale

Données relatives à l’entreprise d’accueil de l’alternant :

ü  Siret

ü  Raison sociale

ü  Type d’employeur

ü  APE

ü  Caisse de retraite

ü  Adresse postale

ü  Organisme financeur (OPCO et Convention Collective)

ü  Contact pour la gestion administrative (Nom – Prénom – Adresse mail – Fonction – Numéro de téléphone)

ü  Contact signataire de la convention (Nom – Prénom – Adresse mail – Fonction – Numéro de téléphone)

ü  Contact pour la gestion financière du contrat (Nom – Prénom – Adresse mail – Fonction – Numéro de téléphone)

Données pour les alternants bénéficiant de prestations sécurisant leur parcours peuvent être amenés à fournir d’autres éléments (aide au premier équipement, accompagnement des personnes en situation de handicap, fonds social, aide au permis B, mobilité internationale, médiation, entretien psychologique)

ü  CNI

ü  Relevé d’identité bancaire

ü  Factures

ü  Détention du Permis B

ü  Certificat d’assurance

Données concernant la gestion des demandes adressées au délégué à la protection des données

ü  Les données d’identification et les coordonnées du demandeur

ü  Les données relatives au demandeur enregistrées dans les traitements

Données techniques : utilisation de cookies de session nécessaires à l'identification de l'utilisateur sur la plateforme

Qui collecte les données à caractères personnel ?

Les données à caractère personnel sont collectées par le responsable de traitement : au sein du CFA FormaSup ARL, il s’agit du responsable du service habilité au traitement des données (Comptabilité, Administration, Établissement de formation…).

Les fondements juridiques du traitement de données

Le CFA FormaSup ARL collecte vos données à caractère personnel pour les finalités décrites au point « Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ? »  de la présente politique de confidentialité. Le CFA FormaSup ARL collecte et traite vos données à caractère personnel uniquement lorsque cela repose sur un des fondements juridiques suivants :

- Consentement de la personne concernée : sous réserve d’avoir obtenu votre consentement, le CFA FormaSup ARL est autorisé à collecter et traiter vos données à caractère personnel.

- Exécution de relation contractuelle avec le CFA FormaSup ARL : vos données sont nécessaires à l’exécution d’un contrat entre l’entreprise et le CFA (représentant l’établissement de formation) pour l’exécution d’une action de formation au bénéfice de l’alternant. Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat. Pour l’établissement de formation, le refus de signer la charte entraine l’impossibilité d’accès aux services.

- Remplir une obligation légale : vos données sont nécessaires pour remplir une obligation légale telle que les règles comptables applicables en matière de gestion de la formation.

- Intérêt légitime du responsable de traitement : le CFA FormaSup ARL traite vos données à caractère personnel aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment pour : gestion du contrat, suivi de l’alternant, réalisation des enquêtes, etc.

Quelle est la durée de conservation des données à caractère personnel ?

Le CFA FormaSup ARL collecte vos données personnelles pour les besoins relatifs à l’exécution de ses obligations contractuelles.

Le CFA FormaSup ARL conserve vos données que le temps nécessaire à la poursuite des finalités pour lesquelles elles sont collectées, à l’exécution de la relation contractuelle ou dans le respect de ses obligations légales.

Une fois la durée dépassée, les données sont archivées, supprimées ou anonymisées.

Qui est destinataire de vos données ?

En aucun cas, le CFA FormaSup ARL ne vend, échange ou ne loue vos données personnelles à des tiers.

Les données personnelles collectées concernant les parties prenantes (alternant, entreprise, établissement de formation) sont utilisées par le CFA FormaSup ARL, l’établissement de formation en charge de l’exécution de la formation, l’entreprise d’accueil de l’alternant, le financeur de l’action de formation et la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités. Toutefois, dans le cadre de notre activité, le CFA FormaSup ARL peut faire appel à ses sous-traitants, prestataires informatiques, qui peuvent recevoir vos données à caractère personnel. Le cas échéant, le CFA FormaSup ARL s’assure de la conformité de tous ses sous-traitants dans le respect des exigences posées par le RGPD et par la jurisprudence.

Seules les personnes habilitées ont accès à vos données.

Les données peuvent être transmises notamment :

ü  Les personnes habilitées des services concernés de FORMASUP ; et

ü  Les prestataires techniques qui interviennent dans le processus de diffusion du Site.

ü  Aux administrations et/ou autorités publiques conformément aux obligations juridiques et réglementaires

Tout prestataire, partenaire ou sous-traitant amené à prendre connaissance de ces données à caractère personnel est soumis à une obligation de confidentialité. Ils devront notamment s’interdire d’utiliser pour leur propre compte ou encore de communiquer à des tiers, tout ou partie de ces données.

FORMASUP s’engage à respecter les règles de confidentialité et de sécurité en veillant à ce que ces règles soient respectées par ses employés et prestataires externes.

Quels sont vos droits ?

Vous disposez de différents droits, que vous pouvez exercer à tout moment. Vous pouvez ainsi :

ü  Accéder à vos données personnelles (droit d’accès),

ü  Demander la correction, la mise à jour ou la modification des données vous concernant qui ne sont plus exactes ou complètes (droit de rectification),

ü  Demander la limitation ou la suppression de vos données personnelles, notamment si vous croyez que leur traitement n’est pas justifié ou n’est pas légal ou dans les autres cas prévus par la loi (droit de limitation et de suppression),

ü  Retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles, dans le cas où vous avez donné un tel consentement (droit de retrait du consentement),

ü  Vous opposer à la continuation d’un traitement (droit d’opposition),

ü  Demander la portabilité de vos données personnelles à savoir, la restitution de vos données personnelles sous un format électronique aux fins de les utiliser vous-même ou de les transmettre à un autre organisme, dans les cas permis par la loi (droit à la portabilité),

ü  Définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès (conformément à l’art. 40-1 de la Loi Informatique et Libertés).

Si vous considérez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas vos droits, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL, autorité de contrôle dont la mission est de veiller en France au respect de la réglementation applicable aux traitements de données à caractère personnel : www.cnil.fr

Stockage des données

Les données sont hébergées en France chez OVH.

Nos prestataires s’engagent à sécuriser les données et à réaliser des audits de contrôle.

Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

 Ces droits doivent être exercés dans les limites et conditions prévues par la loi française (la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée) et européenne (le Règlement (UE) 2016/679). Vous disposez des droits d’accès, de limitation, d’opposition (pour motifs légitimes), d’effacement, de rectification et/ou de suppression des Données Personnelles vous concernant. Vous pouvez en outre donner des instructions sur le traitement de ses Données Personnelles post-mortem.

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, il suffit d’adresser votre demande :

-          Par mail : protectiondesdonnees@formasup-arl.fr

-          Par courrier postal : BP 8048 - 66 Av. Jean Mermoz - 69351 Lyon Cedex 08

Il convient de mentionner dans votre demande le droit que vous souhaitez exercer et la manière dont vous souhaitez recevoir la réponse du CFA FormaSup ARL (par email ou par voie postale).

Vous devez fournir toutes les informations nécessaires pour justifier de votre identité (vos nom et prénoms, date de naissance, adresse postale, email ou numéro de téléphone) et joindre à votre demande une photocopie ou une copie numérique d'un document d'identité valable. Cette photocopie n’est pas requise pour exercer votre droit d’opposition.

Le CFA FormaSup ARL répondra à votre requête dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande complète. Elle se réserve le droit de ne pas répondre à des demandes manifestement infondées ou excessives.

Vous pouvez aussi faire usage de votre droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.


[1] Dans le cadre du décret n°2019-341 du 19 avril 2019 (article 2, C), tous les opérateurs de compétences et les financeurs de formations sont tenus de collecter le NIR des bénéficiaires afin d’alimenter le système de données relatif à la formation.

[2] Identifiant National Elève